V prvé řadě jsou nástroje pro sjednocenou komunikaci učené k ověření přítomnosti, po které následuje zpravidla textová komunikace ve formě instant messaging nebo hlasového spojení. Tyto vlastnosti umožňují zvýšit efektivitu a produktivitu mezi jednotlivými zaměstnanci.

Microsoft Lync – přítomnost a textová komunikace

Sjednocená firemní komunikace se v čase vyvinula v komunikační nástroj pro týmovou spolupráci, během které lze sdílet datové podklady, zahajovat videokonference a smysluplně online spolupracovat, což vede k vyšší produktivitě nejen jednotlivců, ale celých pracovních skupin.

Týmová spolupráce – SMART Room System pro Microsoft Lync/Skype For Business.

Sjednocená firemní komunikace aktivně proniká i do externí formy spolupráce se zákazníky, partnery, dodavateli a tak dále. Využitelnost UC se pohybuje všemi možnými směry mezi jednotlivci, skupinami a pokračuje dále k zákazníkům, dodavatelům atd. Velkým přínosem externí spolupráce bude např. plánované spojení UC prostředí MS Lync se Skype.

Výhody sjednocené firemní komunikace – zdroj: Wainhouse Research

Doba kdy prostředí UC bylo výhradně určeno pro velké podniky, které měli neomezený rozpočet a IT odborníky věnující se nasazením a správou sjednocené komunikace je dávno pryč. Díky cloudovým službám mohou nyní střední i malé firmy využívat stejné funkce a výhody sjednocené firemní komunikace, jako velké nadnárodní organizace, bez vysokých nákladů nebo IT zdrojů.

Týmová spolupráce – Lync Room System, interaktivní displej SMART 8070 a Polycom HD kamera 5000.

Jako všechny novinky potřebuje i UC svůj čas na smysluplnou integraci do firemního prostředí. Některé firmy odvedli v tomto směru velký kus práce. Veškeré obchodní procesy se podařilo díky integraci s UC nástroji plnohodnotně propojit. Bohužel takových příkladů je stále málo. Většina firem a organizací aktuálně využívá prostředí UC především na přítomnost a IM. To je samozřejmě málo a je to velká výzva pro certifikované partnery UC, aby co nejlépe zákazníkům vysvětlili přínosy a výhody plnohodnotné UC integrace.

Yammer – prostředí firemní sociální aplikace

Další oblastí, kde se věci pohybují pomaleji, než bychom očekávali, je integrace UC prostředí s podnikovým sociálním software. Jedná se o velkou příležitost, jak propojit svět UC se světem firemních sociálních aplikací např. Yammer, IBM Connections, Jive, Salesforce Chatter atd. Firemní sociální aplikace jsou ideálním nástrojem pro tvorbu odborných informací s lidmi, kteří se o tyto informace zajímají a současně je sdílejí. Bohužel tyto sociální platformy neumožňují v reálném čase se s těmito lidmi efektivně spojit. UC toto zázemí poskytuje. Integrace těchto dvou světů do jednoho uživatelského rozhraní významně zvyšuje hodnotu obou technologií.

Co je potřeba zvážit před implementací UC.

Jak se lidově říká "dvakrát měř, jednou řež,". Totéž platí, pokud jde o UC, které je nutno pečlivě před nasazením naplánovat. Celková strategie by měla obsahovat podrobný popis praktických uživatelských příkladů nasazení a jejich měřitelnost. Seznam pracovníků, kteří budou mít k sjednocené firemní komunikaci přístup a jak budou tito zaměstnanci motivováni a průběžně vzděláváni. Jakým způsobem bude UC do stávající IT infrastruktury integrováno atd. Bez promyšlené strategie je málo pravděpodobné získat na svou stranu samotné uživatele!

Firemní komunikační nástroje - použitelnost, přístup a příklady využití.

Sjednocená firemní komunikace je obchodním komunikačním nástrojem, který zvyšuje a mění způsob, jakým lidé pracují a komunikují. To má dopad na firemní kulturu, zvláště když jde o spolupráci mezi zaměstnanci. Ne všichni uživatelé budou spolupracovat v novém komunikačním prostředí a lze očekávat určitou míru jejich rezistentnosti. Je třeba pochopit hodnotu a přínosy těchto nových komunikačních nástrojů, jak je maximálně prakticky využít. Výběr správné komunikační strategie je zásadní a významně ovlivňuje přijetí či odmítnutí z pohledu uživatele.

V současné době používáme e-mailové klienty, kalendáře, sociální firemní aplikace různých výrobců poskytující specifické a samostatné služby bez jakékoliv komunikační provázanosti.

Díky sjednocené firemní komunikací stačí kliknout na email a okamžitě kontrolovat stav přítomnosti s kolegy, zákazníky nebo dodavateli. Současně se videokonferenčně spojit, spolupracovat a sdílet datové podklady do kterých lze zanášet vizuální připomínky a přizvat dle potřeby další účastníky. Sjednocená firemní komunikace efektivně propojuje prostředí Exchange, SharePoint, Active Directory a sociálních firemních aplikací.

UC je potřeba přijmout jako ucelené firemní komunikační řešení, které je navrženo s jednotným uživatelským prostředím bez ohledu, zdali používáte pro svou práci PC, notebook, mobilní zařízení v podobě chytrého telefonu nebo tabletu.

Máte zájem získat další inspirace, podněty a seznámit se s trendy firemní komunikace? Neváhejte se zaregistrovat na Inspired Collaboration setkání.

Těším se na Vás. Jiří Plátek, marketingový manažer, AV MEDIA, a.s.