Bohužel efektivita je to, co velmi často poradám schází. Účastníci si stěžují, že jsou dlouhé a nejsou systematicky vedeny. Jsou probírána témata, která se většiny netýkají, nebo není předem jasné, o čem porada bude, protože chybí program jednání a lidé se nemohou na poradu připravit.

Je situace s poradami u vás podobná? Je problém v lidech, v přípravě, v místnosti, kde se scházíte? Používáte dostatečné prezentační nástroje pro zapojení účastníků?

Řešením není porady zrušit, protože jak již bylo napsáno v úvodu, jsou důležitým nástrojem vnitrofiremní komunikace a řízení lidí. Řešením je porady zefektivnit!

Většina manažerů odpoví, že nám k efektivitě a týmové práci stačí papírový flipchart. Na papírovém flipchartu vše důležité napíšeme, načmáráme, dokonce můžeme na flipchart nalepit další papírové štítky, které popíšeme barevnými fixy.

Papírový flipchart se může obrátit proti manažerovi. Například zjištěním v úvodu nebo během porady, že nám došel papír, fixy je potřeba nahradit za nové, během setkání se zákazníkem nám na flipchartu zůstala interní informace o prodeji nabízeného produktu a navíc potřebujeme zápis okamžitě přepsat nejlépe do Wordu, Excelu nebo PowerPointu. Co nás v této fázi nejčastěji napadne?

Požádáme asistenta/ku nebo kolegu/yni o přepis do některé z office aplikací. V digitálním světě využijeme pro sdílení a archivaci poznámek z flipchartu mobilní telefon s foťákem. Nebo se v týmu najde jeden aktivní manažer/ku, který/a obratně vytrhne list s důležitou poznámkou a během skládání papíru se manažer/a obrátí na kolegy se sdělením -  já to přepíšu. Opravdu?

Porada, která zaujme

Přitom stačí drobná inspirace, jedna praktická ukázka či vyzkoušení některých moderních prezentačních nástrojů. Znáte např. digitální flipchart SMART kapp, interaktivní displej SMART kapp iQ nebo interaktivní business displeje od společnosti SMART Technologies? Tyto interaktivní nástroje jsou navrženy pro aktivní spolupráci a komunikaci lidí v menších a středně velkých zasedacích a jednacích místnostech. Kvalitní porada se rodí díky správně zvoleným prezentačním nástrojům. Pojďme si je proto v krátkosti představit.

Digitální flipchart SMART kapp

Digitální flipchart nahrazuje flipchart papírový. Jeho hlavní výhoda spočívá v zapojení účastníků a jejich mobilních zařízení, která mají většinou během porad u sebe. Účastníci v místnosti, ale i ti vzdálení si mohou individuálně ukládat v digitální podobě (ve formátu JPG, PDF) vytvořené poznámky během celého průběhu setkání. Nezapomeňte, že porada bez zdokumentovaných, uložených a navzájem sdílených závěrů ztrácí smysl. Digitální flipchart je k dispozici s úhlopříčkou psací desky 42" (107 cm) a 84" (213 cm).

Interaktivní displej SMART iQ

Displej SMART iQ pracuje na podobném principu jako digitální flipchart. Především je nutné zdůraznit, že SMART iQ je plnohodnotný LCD displej s UHD/4K rozlišením. Nejenže lze jako u digitálního flipchartu zapojit mobilní zařízení účastníků porady, ale navíc se z těchto mobilních zařízení mohou účastníci aktivně vizuálně zapojit (barevně připomínkovat) do podkladu, který je aktuálně z displeji SMART iQ sdílen. Všichni účastníci i ti vzdálení si mohou navíc individuálně ukládat v digitální podobě (ve formátu JPG, PDF) vytvořené poznámky. Displej SMART iQ je k dispozici s úhlopříčkou obrazu 55" (138 cm) a 65" (164 cm).

Interaktivní business displeje řady 8000

Většina porad probíhá bez skupinového zapojení. Neefektivní poradu si nemůže dovolit žádný manažer! Co jim tedy schází? Především jde o přípravu a následnou prezentaci srozumitelného vizuálního příběhu. Vizuální příběhy se většinou tvoří na bílé ploše. V případě software SMART Meeting Pro, využijete výhod podobných digitálnímu flipchartu dokonce s neomezenou pracovní plochou. Vytvořené vizuální poznámky okamžitě třídíte, řadíte do skupin, měníte jejich velikost či barvu, mažete nebo se vracíte o krok zpět či dopředu a navíc vkládáte/editujete připravené šablony/galerie nebo jiné grafické prvky. Současně můžete vytvářet vizuální příběhy přímo v office aplikacích (Word, Excel, PowerPoint, internet Explorer, Microsoft Skype for Business/Lync, CAD aplikace…) a ostatních interních firemních SW. V nabídce naleznete celkem tři interaktivní LCD displeje s úhlopříčkou obrazu 55” (140 cm) 65” (164 cm) a 84” (213 cm) s formátem obrazu 16:9 a s rozlišením UHD 4K. 

Nedělejte porady vedoucí k dalším poradám! Spolupracujte kreativně např. díky otevřeným tvůrčím technikám jako je brainstorming, gamestorming, vizuální návrh business modelu, myšlenkové mapy či skečnouting. Zaujal Vás některý výše popsaný interaktivní prezentační nástroj? Věnujte 1 hod. vašeho času pro individuální inspiraci/ukázku v prostorách AV MEDIA, a.s., Pražská 63, Praha 10.

Těším se na společné setkání s Vámi. Jiří Plátek, marketingový manažer, AV MEDIA, a.s.