Ing. Pavel Tylich

finanční manažer, AV MEDIA, a.s.

Pavel Tylich nastoupil do společnosti AV MEDIA, a.s. v roce 2006 na pozici senior controllera, v roce 2008 pak převzal vedení oddělení finance. Od této doby se mu podařilo vybudovat tým finančního oddělení čítající celkem 6 lidí. Současně vede osmičlenný tým regionálních asistentek jednotlivých poboček. Patřil s Monikou Fenykovou z oddělení HR k průkopníkům, kteří se snažili, co možná nejefektivněji využít videokonferenční řešení ve svém oddělení a později jej prosadit napříč celou společností.

Jak je možné využít videokonferenci v oblasti řízení financí, vždyť jsou to jen čísla, analýzy a především účetní procesy? Můžete lépe popsat, v jakých konkrétních oblastech videokonferenci využíváte?

Společnost se za posledních pár let rozvíjela, nejen z pozice lídra v oblasti integrace audiovizuální techniky, ale také po personální stránce. Bylo potřeba vybudovat samostatně fungující pobočky, které budou udržovat nejen vlastní administrativní procesy a zabezpečovat účetní podklady pro centrálu v Praze, ale prostřednictvím regionálních asistentek také koordinovat procesy celé realizace zakázky od plánování zdrojů (lidských i materiálních), přes logistiku zboží, až po samotnou realizaci zakázky přes obchodní oddělení a finální předání přímo klientovi. Díky videokonferenci se jednou týdně mohu spojit se všemi pobočkami a diskutovat s regionálními asistentkami o důležitých projektech, které se aktuálně řeší v jednotlivých regionech. Naše porady mají jasně vymezený čas a obsah. Díky těmto mantinelům se podařilo porady vyladit natolik, že se věnujeme jen těm otázkám, které jsou klíčové. Řešíme fakturace, pohledávky, logistiku, instalace projektů a ověřujeme stav regionálních marketingových aktivit.

Vzpomínám si, že právě obsah byl zásadní problém při prvních poradách. Po definici obsahu společných setkání si asistentky mohly samy lépe připravit podklady pro jednání. Po několika týdnech video konferování, jsme si prověřili, že se regionální asistentky mnohem efektivněji připravují a diskutují jen o podstatných tématech, které potřebuji řešit s managementem nebo s pražskou centrálou. Čeho si však cením nejvíce je zapojení všech kolegyň. Při jednáních jsou zainteresovány všechny, žádná není na vedlejší koleji a nekouká ledabyle na ostatní.

Videokonference dále využíváme při sdílení informací užších firemních projektů jako je např. interní vzdělávání, roční i pololetní hodnotící pohovory, projekt CLEVER LEADER nebo pro přípravu před klíčovými manažerskými poradami, kdy lze předem konzultovat obsahovou část s kolegy.

Nejenže se díky videokonferencím vidíme a slyšíme, ale navíc sdílíme prezentovaná data. Například při školení změn v našem ekonomickém a obchodním informačním systému (NAVISION), kdy potřebujeme na dálku znázornit proces zadání nových údajů, které regionální asistentky musí vložit při tvorbě zakázky atp. Není proto nutné svolávat asistentky do Prahy, vše vyřešíme v rámci videokonferenčních porad nebo workshopů.