< Zpět

25 doporučení: JAK se připravit na návrat nejen do kancelářských prostor.

Jakub Hegar | 16. 9. 2021

Nebojte se nových rituálů: sdružujte se, buďte otevření, dělejte vědomá rozhodnutí, spolupracujte, respektujte čas pro soustředěnou práci a ponechte si prostor na odpočinek.

1. Nebojte se nových rituálů: sdružujte se, buďte otevření, dělejte vědomá rozhodnutí, spolupracujte, respektujte čas pro soustředěnou práci a ponechte si prostor na odpočinek.

2. Získejte podporu a důvěru pro nové způsoby hybridní (spolu) práce u středního a vyššího managementu (jejich chování, postoje a interní komunikace jsou klíčové).

3. Vytvořte průvodce s popisy a principy hybridní (spolu) práce.

  • Způsoby (spolu) práce na dálku
  • Rozvržení kanceláře (komunitní socializace, týmová spolupráce, individuální práce)
  • Jak využít efektivně čas
  • Možnosti týmových spojení
  • Návrh, výběr a nasazení komunikačních technologií
  • Bezpečnostní a hygienická pravidla
  • Rozvoj a sledování výkonu jednotlivce a týmu

4. Přizpůsobte požadavky týmů, která jim nejlépe vyhovují.

  • Ověřte si klíčové potřeby a přání jednotlivců v týmu
  • Sepište denní, týdenní, měsíční a strategické rituály

Příklad: 15 min. online stand-up meetingy, 30 min. F2F meetingy, týdenní TYKOS porady, měsíční ad-hoc neformální setkání, kvartální strategická setkání…

  • Vytvořte profil jednotlivce…

Více v kanceláři – Petra, Pavel
Více v kanceláři a u zákazníka – Tomáš, Jitka
Více home office – Karolína, Tereza
Více odkudkoliv – Jirka

5. Vytvořte pravidla pro video schůzky.

  • Výběr online platformy pro firemní komunikaci (Microsoft Teams, Cisco Webex, Zoom, Google Meet…)
  • Výběr online platformy pro neformální komunikaci (Whatsapp…
  • Virtuální pozadí ano/ne/při jakých příležitostech
  • Pravidla z home office: sluchátka, kamera, internetové připojení, ergonomie židle, polohovatelnost pracovního stolu
  • Pravidla z kanceláře: akustika, ozvučení, osvětlení, room video systémy, řídící systém, rezervační systém, interaktivní nástroje, způsob připojení, flexibilní nábytek, formální a neformální zóny…

6. Vytvořte standardy pro různé typy schůzek, aby lidé okamžitě rozpoznali, zda se jedná o F2F, hybridní, virtuální, formální/neformální, video zapnuto, video vypnuto...

Setkání tváři v tvář znamená, že všichni musí být fyzicky přítomni na schůzce nejlépe v zasedací místnosti.

Virtuální setkání znamená, že je setkání zcela virtuální a není rezervována žádná zasedací místnost.

  • Stanovte si jasnou cestu a cíl setkání (pošlete předem obsah setkání…)
  • Pošlete pozvánku správným lidem (moudrost), mixovat členy týmu i z jiných oddělení (nové vhledy).
  • Obsahový cíl (nové nápady) nebo vztahový cíl (sladit tým a budovat důvěru)
  • Snižte délku setkání ze 60 min. na 30 nebo 45 min.
  • Hlasování a chat stimuluje diskusi a podporuje kreativitu.
  • Používejte kamery, díky videu odvádíte multitasking, nízká míra neverbální komunikace (pocity a postoje)
  • Udržujte soustředěnost (okolní hluk, email, sms… špatný zvuk, nestabilní internetové připojení…)
  • Používejte breakout roomy, menší počty lidí, zvýšíte energii jednotlivce, ale i celého týmu, podpoříte rovnoměrné začlenění, příležitost pro introverty
  • Asynchronní forma komunikace / společně tvoříme před, během a po ukončení události
  • MS Whiteboard, Mural, Miro…. od spolupráce k spolutvoření společného nápadu
  • Kontrolujete energii týmu a ověřujte co způsobuje jeho neklid nebo opačně co vyvolalo zájem, zapojení a humor
  • Mějte k dispozici facilitátory (hlídá čas, snaží se o rovnoměrné zapojení lidí, kontroluje obsahovou stranu, vytváří zápis…)
  • Všichni účastníci setkání ať jsou vidět jako stejní avataři

Video On znamená, že všichni účastníci mají zapnutou kameru.

Video Off znamená, že během setkání není vyžadovaná zapnutá kamera.

Hybridní setkání znamená, že část účastníků sedí v zasedací místnosti a část se připojí vzdáleně odkudkoliv.

  • Průběžně a rovnoměrně zapojujte všechny členy týmu i ty vzdálené.
  • Vzdálené účastníky vidíme v přehledných kostkách, účastníky z místností vidíme ve společném obrazu.

Video je volitelné. V tomto případě je na každém účastníkovi, zdali si kameru aktivuje či nikoliv.

7. Vyberte platformu pro asynchronní firemní komunikaci. Případně zvolte druhou platformu pro neformální diskuse.

  • Firemní platforma: Microsoft Teams, Cisco Webex, Zoom, Google Meet
  • Office 365, SharePoint, Intranet, Yammer

Vytvořte každodenní nebo týdenní (fyzické, virtuální, hybridní) setkání, během kterých lze koordinovat práci s členy týmu. 

Plánujte tváři v tvář neformální setkání celého týmu, podporujte sociální/fyzické interakce a firemní komunitu/kulturu.

10. Sdílejte pracovní stoly, podpořte flexibilitu pracovního prostředí.



11. Vytvořte prostory pro sociální neformální interakce.



12. Vytvořte prostory pro neformální spolupráci.



13. Vytvořte prostory pro flexibilní způsob (spolu) práce (mobilní nábytek a správně navržené komunikační technologie).



14. Navrhněte prostory, aby byly přátelské pro fyzické, virtuální a hybridní setkání.



15. Vyberte místa výhradně pro soustředěnou individuální práci nebo pro vzdálenou komunikaci.



16. Vytvořte neformální zóny pro krátkou práci mezi schůzkami.



17. Vytvořte interaktivní experience zóny se zcela novým zážitkem.

18. Nasaďte mobilní rezervaci pracovního stolu, zasedačky, wellness nebo parkovacího stání.

19. Vyzkoušejte jednoduchost bezdrátové fyzické, virtuální a hybridní spolupráce BYOD.



20. Seznamte se s inteligentními možnostmi online spolupráce odkudkoliv.

21. Spolupracujte a spolutvořte kreativní nápady odkudkoliv.

22. Rezervujte a plánujte flexibilně (stoly, skříňky, schůzky, společné prostory, auta, kantýna).



23. Vytvářejte přehledná vizuální data a online analýzy z vašeho pracovního prostředí.



24. Sdílejte interní informace všem zaměstnancům.



25. Navrhněte recepci s příběhem.

MÁM ZÁJEM O VÍCE INFORMACÍ

Potřebujete poradit?
Odebírat novinky Kontaktujte nás

Kontaktovat praha@avmedia.cz