Rezervační systémy jsou nejlepším řešením pro správu a rezervaci jednacích a zasedacích místností. Umožňují vizualizaci obsazenosti každé místnosti, což usnadňuje plánování porad a meetingů.
Mnozí z nás si určitě rezervovali jednací místnost pro důležitou schůzku se zákazníkem. Zákazník dorazil, ale rezervovaná místnost je obsazena někým jiným. Nebo jste se sešli s realizačním týmem nad důležitým projektem a do místnosti vám neustále někdo vstupuje, aby se ujistil, jestli je místnost opravdu obsazená. Z těchto a podobných nepříjemných situací vzniká nejen frustrace, ale i reálný předpoklad, že se jednání nezdaří, nebo zákazník odejde nespokojený.
Dalším nešvarem ve firemním prostředí je ponechání rezervace v kalendáři, i když byla schůzka se zákazníkem zrušena nebo skončila o něco dříve. Místnosti jsou jen domněle obsazené, ale uvnitř nikdo nesedí. Vzniká dojem, že má firma málo jednacích prostor, na což zaměstnanci obvykle reagují vyšší poptávkou po místnostech. Z dlouhodobého hlediska vede tento přístup k vyšším nákladům na údržbu a management zdrojů.
Všechny popsané situace elegantně řeší Rezervační systémy (EVOKO, CUE, AMX), které ve spojení se standardními kalendářovými systémy, jako je např.: Microsoft Exchange, MS Office 365, Google for Business, aj., popsané situace automatizují.
„Rezervační systém EVOKO jsme si vybrali z jednoho prostého důvodu. Trápil nás nepřehledný a nekoordinovaný postup zaměstnanců při rezervaci jednacích místností. Potřebovali jsme přehledně rezervovat a vést celkovou správu deseti jednacích místností, které jsou rozmístěny po křídlech budovy. Současně jsme vyžadovali jednoduché a intuitivní ovládání z pohledu uživatele/zaměstnance, který bude vlastnosti a výhody rezervačního systému aktivně využívat“, doplňuje Jozef Hlaváč NTW administrátor, Emerson Climate Technologies.
Podrobná reference o přehledných jednání v mikulovském Emerson Climate Technologies.
S rezervačním systémem Uživatelé získají např. tyto výhody:
- Barevnou signalizaci obsazenosti – zelená volno – červená obsazeno
- Informaci o aktuální a následující schůzce – termín, organizátor, předmět jednání
- Možnost zadat schůzku ad hoc bez potřeby plánovat schůzku z počítače
- Automatickou změnu rezervace pokud uživatel nepotvrdí zahájení schůzky
- Rychlé prodloužení schůzky jedním dotykem
- Propojení s firemním kalendářovým systémem – uživatelé plánují ve známém a ověřeném plánovacím software
S rezervačním systémem Správci IT získají např. tyto výhody:
- Snadná implementace do firemní sítě – jednoduché plug&play zařízení
- Vzdálené nastavení a správa
- Kompatibilita s nejnovějšími systémy a pravidelnými aktualizacemi firmware
- Bezpečný provoz