Pandemie přiměla společnosti přijmout novou realitu, kterou jsme si neuměli/nedovedli/nechtěli představit před několika měsíci.
HYBRIDNÍ (spolu) práce
Zaměstnanci po celém světě se chtějí vrátit do kanceláří, ale současně očekávají, že budou moci v průměru 2 dny v týdnu trávit čas prací z domu nebo odkudkoliv. 42 % oslovených říká, že pracovat jenom z domu potlačuje jejich spolupráci v týmu a snižuje přirozenou sociální interakce tváři v tvář. Práci na dálku nelze považovat za benefit, ale jako globální trend. Mnoho společností uznává, že (spolu) práce na dálku v hybridním režimu opravdu funguje.
Když přišla první vlna covid-19, většina společností byla donucena přesunout většinu práce na dálku. Některé z nich se domnívali, že to bude znamenat konec nebo významné omezení kancelářských prostor. Mnoho lidí se snažilo vypořádat se sociální izolací. 49 % oslovených uvedlo, že jim práce z domu připadala méně zábavná. Pouze 15 % respondentů řeklo, že by chtěli pracovat z domu na plný úvazek. 26 % uvedlo, že se chtějí po skončení restrikcí související s pandemií vrátit do kanceláří 5 dní v týdnu.
Z průzkumu vyplynulo, že se zaměstnavatelé musí zamyslet nad novou strategií a firemní kulturou, která bude podporovat vyvážený hybridní způsob (spolu) práce: Část lidí pracujících v kancelářském prostoru a část lidí vykonávající práci z domu nebo odkudkoliv. V překladu se jedná o flexibilní práci, kdy si zaměstnanec i zaměstnavatel uvědomují výhod (spolu) práce z domu (odkudkoliv) nebo v kanceláři.
Největší nevýhody práce z domu:
- Chybí společenský život v kanceláři a zvyšující se míra sociální izolace
- Je těžší spolupracovat s kolegy
- Je obtížnější přispívat během vzdálených schůzek
- Snadné vyrušení (děti, manžel/manželka, nízká míra soukromí)
- Rozptylování během práce
HYBRIDNÍ schůzky
Bude nutné opravdu přepracovat space plan kancelářských prostot? 23 % schůzek jsou již nyní směsicí fyzicky přítomných a vzdálených účastníků a tento podíl se neustále zvyšuje. 50 % oslovených dává přednost formálním setkáním v zasedací místnosti a 75 % preferuje předem naplánovaná setkání před improvizovanými. 1 ze 3 zaměstnanců používá standardní zasedací místnosti denně. Po první vlně pandemie probíhalo v průměru jedno ze čtyř setkání již se vzdálenými účastníky a tento trend se bude do konce roku 2020 postupně zvyšovat.
Kancelářské prostory bude nutné smysluplně technologicky připravit pro hybridní schůzky. Ve skutečnosti dotazovaní uvedli, že video konferenční místnosti a investice do nich by měla být hlavní prioritou pro budoucí úspěch jejich společnosti. Přirozenou spolupráci s kolegy v kancelářském prostoru pojmenovala téměř polovina všech dotazovaných zaměstnanců jako největší výhodu, jak zlepšit produktivitu a sdílet informace. Zaměstnanci současně dali najevo, že určité typy schůzek vyžadují fyzickou přítomnost v místnosti. Především se to týká schůzek, kde se setkáváme poprvé s osobou, kterou jsme nikdy neviděli nebo se během jednání budou řešit důležité věci během kterých může dojít ke konfliktům a případným nedorozuměním. Trendem se stávají předem naplánované formální schůzky i na dálku.
Největší výhody práce v kanceláři:
- Spolupráce s kolegy je jednodušší
- Komunikovat a setkávat se s kolegy
- Možnost neformálních rozhovorů s kolegy
- Mohu se osobně setkat se zákazníky
- Technologické vybavení umožňuje spojit se lépe s účastníky, kteří pracují na dálku
Typ schůzky a míra preference vzdáleného setkání:
- Setkání, kde je nutné sdílet informace
- Setkání, kde je nutné vyřešit i nepříjemné věci
- Setkání jeden na jednoho
- Pravidelná/opakovaná setkání s týmem/kolegou
- Setkání, která vyžadují kreativní myšlení
- Setkání, kde je nutné něco důležitého rozhodnout
Setkání podle úrovně použití:
- Videokonferenční místnosti
- Standardní meeting room
- Huddle space: otevřené, neformální prostory
- Boardroom: zasedací místnosti
VIDEOKONFERENCE
Videokonference je nyní považována za jednu z nejdůležitějších investičních priorit po celém světě. 1 ze 3 dotazovaných respondentů uvedl, že bude výrazně investovat do videokonferenčních technologií.
Využití videokonferenční místnosti:
- 8 z 10 zaměstnanců používá videokonference v kancelářském prostředí více než jednou týdně.
- 1 ze 3 zaměstnanců používá videokonferenční platformu více než jednou denně.
- Uvádí se 14 různých videokonferenčních platforem, které se využívají pravidelně, Microsoft Teams/Skype, Zoom, Google Meet a Cisco Webex Meetings se využívají nejvíce.
Míra pravidelného využití videokonferenční platformy:
Výše popsaná zjištění na první pohled nejsou žádným překvapením. Videokonference mají významnou roli v oblasti vzdálené spolupráce, komunikace a produktivity v digitálně pracovním světě.
Videokonferenční místnosti nebo místnosti obsahující řešení pro komunikaci na dálku (huddle room, focus room, collaboration room…) se stávají stejně využívané jako standardní zasedací místnosti v kancelářském prostředí.
- 77 % dotazovaných uvedlo, že videokonferenční místnosti využívá alespoň jednou týden, přičemž 28 % je používá každý den.
Navzdory všem výše jmenovaným výsledkům jsou pocity s využíváním videokonference i smíšené. Mezi takové patří např. frustrace, nekompatibilita preferované platformy, problémy se sdílením obsahu a složité propojení místnosti s videokonferenčním virtuálním prostředím.
- Nelze se připojit k systému zasedací místnosti
- Problémy s připojením kabelů v zasedací místnosti (audio, video, mikrofon, ...)
- Systém v zasedací místnosti neumožňuje připojit externí hosty a účastníky hovoru
- Potíže s nastavením telefonického kódu / odkazu pro ad-hoc schůzky
- Nelze sdílet obraz / obsah s účastníci v místnosti
- Nelze sdílet obraz / obsah se vzdálenými účastníky
- Kamera v zasedací místnosti nefunguje
- Platforma pro videokonference, kterou chci použít je nekompatibilní s technologií v zasedací místnosti
- Problémy s dotykovou obrazovkou při zahájení schůzky
- Nelze najít telefonní kód na schůzku
Na druhé straně dotazovaní respondenti potvrzují, že videokonference významně zlepšují vzdálená setkání.
- 52 % říká, že jsou lidé díky videokonferencím lépe připravení na schůzky.
- 47 % říká, že méně plýtvají časem na začátku schůzky a jde se rovnou k věci.
- 39 % říká, že se během videokonference méně mluví a komunikace je více účelová.
BYOM - Bring Your Own Meeting
Notebook jako okno do světa videokonferencí? Vlastní meeting neboli BYOM explodoval v době lockdown, kdy jsme byli donuceni pracovat z domu a přirozeně jsem tíhly k softwarovým nástrojům kterým důvěřujeme.
- 4 z 10 zaměstnanců používá své notebooky pro videohovory jednou denně. 8 z 10 je používá jednou týdně.
- 56 % zaměstnanců dává přednost videohovorům ze svého notebooku
- 54 % využívá kameru ze svého notebooku, i když sedí v místnosti, 60 % si stěžuje že jim kamera nefunguje dle představ.
Spolupráce a komunikace se v době první a druhé vlně točí kolem notebooku. Respondenti uvedli, že dávají přednost videohovorům ze svého notebooku: téměř třikrát více než druhá nejčastější volba, kterou jsou videokonferenční systémy v místnosti.
Máte zájem o bližší informace k HYBRIDNÍ (spolu) práci a dostupných/ověřených komunikačních technologií? Kontaktujte naše obchodní konzultanty.