< Zpět

Hybridní (spolu) práce, hybridní schůzky, videokonference a BYOM

Jiri Platek | 12. 11. 2020

Pandemie přiměla společnosti přijmout novou realitu, kterou jsme si neuměli/nedovedli/nechtěli představit před několika měsíci.

HYBRIDNÍ (spolu) práce

Zaměstnanci po celém světě se chtějí vrátit do kanceláří, ale současně očekávají, že budou moci v průměru 2 dny v týdnu trávit čas prací z domu nebo odkudkoliv. 42 % oslovených říká, že pracovat jenom z domu potlačuje jejich spolupráci v týmu a snižuje přirozenou sociální interakce tváři v tvář. Práci na dálku nelze považovat za benefit, ale jako globální trend. Mnoho společností uznává, že (spolu) práce na dálku v hybridním režimu opravdu funguje.

Když přišla první vlna covid-19, většina společností byla donucena přesunout většinu práce na dálku. Některé z nich se domnívali, že to bude znamenat konec nebo významné omezení kancelářských prostor. Mnoho lidí se snažilo vypořádat se sociální izolací. 49 % oslovených uvedlo, že jim práce z domu připadala méně zábavná. Pouze 15 % respondentů řeklo, že by chtěli pracovat z domu na plný úvazek. 26 % uvedlo, že se chtějí po skončení restrikcí související s pandemií vrátit do kanceláří 5 dní v týdnu.

Z průzkumu vyplynulo, že se zaměstnavatelé musí zamyslet nad novou strategií a firemní kulturou, která bude podporovat vyvážený hybridní způsob (spolu) práce: Část lidí pracujících v kancelářském prostoru a část lidí vykonávající práci z domu nebo odkudkoliv. V překladu se jedná o flexibilní práci, kdy si zaměstnanec i zaměstnavatel uvědomují výhod (spolu) práce z domu (odkudkoliv) nebo v kanceláři.

Největší nevýhody práce z domu:

  1. Chybí společenský život v kanceláři a zvyšující se míra sociální izolace
  2. Je těžší spolupracovat s kolegy
  3. Je obtížnější přispívat během vzdálených schůzek
  4. Snadné vyrušení (děti, manžel/manželka, nízká míra soukromí)
  5. Rozptylování během práce

HYBRIDNÍ schůzky

Bude nutné opravdu přepracovat space plan kancelářských prostot? 23 % schůzek jsou již nyní směsicí fyzicky přítomných a vzdálených účastníků a tento podíl se neustále zvyšuje. 50 % oslovených dává přednost formálním setkáním v zasedací místnosti a 75 % preferuje předem naplánovaná setkání před improvizovanými. 1 ze 3 zaměstnanců používá standardní zasedací místnosti denně. Po první vlně pandemie probíhalo v průměru jedno ze čtyř setkání již se vzdálenými účastníky a tento trend se bude do konce roku 2020 postupně zvyšovat.  

Kancelářské prostory bude nutné smysluplně technologicky připravit pro hybridní schůzky. Ve skutečnosti dotazovaní uvedli, že video konferenční místnosti a investice do nich by měla být hlavní prioritou pro budoucí úspěch jejich společnosti. Přirozenou spolupráci s kolegy v kancelářském prostoru pojmenovala téměř polovina všech dotazovaných zaměstnanců jako největší výhodu, jak zlepšit produktivitu a sdílet informace. Zaměstnanci současně dali najevo, že určité typy schůzek vyžadují fyzickou přítomnost v místnosti. Především se to týká schůzek, kde se setkáváme poprvé s osobou, kterou jsme nikdy neviděli nebo se během jednání budou řešit důležité věci během kterých může dojít ke konfliktům a případným nedorozuměním. Trendem se stávají předem naplánované formální schůzky i na dálku.

Největší výhody práce v kanceláři:

  1. Spolupráce s kolegy je jednodušší
  2. Komunikovat a setkávat se s kolegy
  3. Možnost neformálních rozhovorů s kolegy
  4. Mohu se osobně setkat se zákazníky
  5. Technologické vybavení umožňuje spojit se lépe s účastníky, kteří pracují na dálku

Typ schůzky a míra preference vzdáleného setkání:

  1. Setkání, kde je nutné sdílet informace
  2. Setkání, kde je nutné vyřešit i nepříjemné věci
  3. Setkání jeden na jednoho
  4. Pravidelná/opakovaná setkání s týmem/kolegou
  5. Setkání, která vyžadují kreativní myšlení
  6. Setkání, kde je nutné něco důležitého rozhodnout

Setkání podle úrovně použití:

  1. Videokonferenční místnosti
  2. Standardní meeting room
  3. Huddle space: otevřené, neformální prostory
  4. Boardroom: zasedací místnosti

VIDEOKONFERENCE

Videokonference je nyní považována za jednu z nejdůležitějších investičních priorit po celém světě. 1 ze 3 dotazovaných respondentů uvedl, že bude výrazně investovat do videokonferenčních technologií.

Využití videokonferenční místnosti:

  

  • 8 z 10 zaměstnanců používá videokonference v kancelářském prostředí více než jednou týdně.
  • 1 ze 3 zaměstnanců používá videokonferenční platformu více než jednou denně.
  • Uvádí se 14 různých videokonferenčních platforem, které se využívají pravidelně, Microsoft Teams/Skype, Zoom, Google Meet a Cisco Webex Meetings se využívají nejvíce.

Míra pravidelného využití videokonferenční platformy:

Výše popsaná zjištění na první pohled nejsou žádným překvapením. Videokonference mají významnou roli v oblasti vzdálené spolupráce, komunikace a produktivity v digitálně pracovním světě.

Videokonferenční místnosti nebo místnosti obsahující řešení pro komunikaci na dálku (huddle room, focus room, collaboration room…) se stávají stejně využívané jako standardní zasedací místnosti v kancelářském prostředí.

  • 77 % dotazovaných uvedlo, že videokonferenční místnosti využívá alespoň jednou týden, přičemž 28 % je používá každý den.

Navzdory všem výše jmenovaným výsledkům jsou pocity s využíváním videokonference i smíšené. Mezi takové patří např. frustrace, nekompatibilita preferované platformy, problémy se sdílením obsahu a složité propojení místnosti s videokonferenčním virtuálním prostředím.

  • Nelze se připojit k systému zasedací místnosti
  • Problémy s připojením kabelů v zasedací místnosti (audio, video, mikrofon, ...)
  • Systém v zasedací místnosti neumožňuje připojit externí hosty a účastníky hovoru
  • Potíže s nastavením telefonického kódu / odkazu pro ad-hoc schůzky
  • Nelze sdílet obraz / obsah s účastníci v místnosti
  • Nelze sdílet obraz / obsah se vzdálenými účastníky
  • Kamera v zasedací místnosti nefunguje
  • Platforma pro videokonference, kterou chci použít je nekompatibilní s technologií v zasedací místnosti
  • Problémy s dotykovou obrazovkou při zahájení schůzky
  • Nelze najít telefonní kód na schůzku             

Na druhé straně dotazovaní respondenti potvrzují, že videokonference významně zlepšují vzdálená setkání.

  • 52 % říká, že jsou lidé díky videokonferencím lépe připravení na schůzky.
  • 47 % říká, že méně plýtvají časem na začátku schůzky a jde se rovnou k věci.
  • 39 % říká, že se během videokonference méně mluví a komunikace je více účelová. 

BYOM - Bring Your Own Meeting

Notebook jako okno do světa videokonferencí? Vlastní meeting neboli BYOM explodoval v době lockdown, kdy jsme byli donuceni pracovat z domu a přirozeně jsem tíhly k softwarovým nástrojům kterým důvěřujeme.

  • 4 z 10 zaměstnanců používá své notebooky pro videohovory jednou denně. 8 z 10 je používá jednou týdně.
  • 56 % zaměstnanců dává přednost videohovorům ze svého notebooku
  • 54 % využívá kameru ze svého notebooku, i když sedí v místnosti, 60 % si stěžuje že jim kamera nefunguje dle představ.

Spolupráce a komunikace se v době první a druhé vlně točí kolem notebooku. Respondenti uvedli, že dávají přednost videohovorům ze svého notebooku: téměř třikrát více než druhá nejčastější volba, kterou jsou videokonferenční systémy v místnosti.

Celá studie ke stažení zde

Máte zájem o bližší informace k HYBRIDNÍ (spolu) práci a dostupných/ověřených komunikačních technologií? Kontaktujte naše obchodní konzultanty.

Potřebujete poradit?
Odebírat novinky Kontaktujte nás

Kontaktovat praha@avmedia.cz