< Zpět

Nová realita: chytré kanceláře

Jiri Platek | 23. 11. 2020

Krize ve skutečnosti znamená rozhodovací bod.

Ve světě práce jsme před desítkami let řešili otázku užitečnosti: Co potřebují lidé k práci. To vyvolalo otázku produktivity: Jak mohou lidé pracovat lépe a rychleji. To vyvolalo otázku angažovanosti: Proč je nutné mít lidi šťastné a zapojené. Během pandemie se vše změnilo. Novou otázkou je flexibilita, bezpečí, komunikace, spolupráce a kreativita odkudkoliv a zkušenost z vykonané práce na dálku. Je proto na místě pochopit budoucnost práce, tak aby sloužila vyššímu smyslu a účelu.

Asi jste už někde četli výroky, že kancelářské prostory budou v budoucnu zcela nepotřebné. Opak je pravdou! Kanceláře s námi i nadále zůstanou. Proč? Konec kancelářím se předpovídalo již mnohem dříve, už v době, kdy byl vynalezen telefon, fax, počítač, internet, mobil a mohli bychom pokračovat… Důvodem, proč kanceláře nezmizí jsou bezesporu jedinečné lidské interakce vedoucí k vzájemné komunikaci, spolupráci a kreativitě, otevírá náš rozhovor Jiří Plátek, Workplace Design Specialist, AV MEDIA.

Je pravdou, že kanceláře nebudou vypadat a fungovat stejně jako před pandemií. Co to znamená? Většina společností bude pracovat v tzv. hybridním modelu. Část lidí pracuje v kanceláři a část vykonává práci z domu nebo odkudkoliv. Lidé se během pracovního týdne různě mixují a kříží. Nikdo z nich už nebude pracovat stejně, jak byl zvyklí.

Model hybridní (spolu) práce bude vyžadovat od společností a jejich lídrů nový plán. Jak správně navrhnout digitální kanceláře a pracovní prostory. Nové prostory totiž musí smysluplně reagovat na potřeby a přání zaměstnanců nejen pro rok 2021, ale i po zbytek tohoto desetiletí. Zde jsou TRENDY, které ovlivní budoucnost práce.

"Žijeme v době nejistoty, protože nevíme, co se stane, ale víme, že svět práce se změnil."

FLEXIBILITA

Lidé si chtějí v kancelářských prostorách podobně jako ve svých moderních vozidlech přizpůsobovat pracovní preference tak, aby se cítili flexibilně. Pracovní stůl se v minulosti považoval za nejšpinavějším místem v kanceláři, protože se užíval jako osobní prostor. Pracovní stoly budoucnosti se budou mnohem více sdílet s ostatními.  

Představte si, že držíte v ruce svůj mobilní telefon, ve kterém máte nainstalovanou aplikaci. Aplikace umožní sdílet půdorys všech kancelářských prostor s barevnými indikátory. V aplikaci se online dozvíte, jaké pracovní stoly a prostory jsou dostupné a čisté. Dokonce si pomocí stejné aplikace vše zarezervujete.

Zasedací a jednací místnosti se díky integrované AV technice přizpůsobí lidským potřebám a pracovním aktivitám: např. pro skupinovou spolupráci či brainstorming se automaticky spustí projektor s plátnem, pro kreativní práci v týmu se použije interaktivní displej s digitálním whiteboardem, pro hybridní spolupráci se vzdálenými účastníky se aktivuje videokonference a pro individuální soustředěnou práci se nastaví správná teplota, osvětlení a akustika, abychom se v prostoru cítili dobře.

BEZPEČÍ

Senzory v celém kancelářském prostoru nás udrží v bezpečí. Senzory budou nepřetržitě vyhodnocovat nejen průtok čerstvého vzduchu, ale také teplotu, vlhkost vzduchu, míru CO2 či intenzitu venkovního a umělého osvětlení. Mezi další vyhodnocení budou patřit upozornění na míru sociálního distancování a případného překročení počtu lidí v konkrétním pracovním prostoru. Proč? Protože je to důležité pro naše zdraví a bezpečí!

Ve zmiňované mobilní aplikaci získáme upozorní o omezení počtu lidí v rámci antiCOVID-19 pravidel, které lze reálně pozvat na setkání nebo poradu. Přes aplikaci si pohodlně předem zarezervujeme parkovací stání, která byla v minulosti k dispozici jen vybraným skupinám. Podobně na tom budou wellness prostory, kuchyně nebo místnosti pro relaxaci a odpočinek.

Mobilem bez dotyku si otevřete výtah, vstupní dveře do jednotlivých pater nebo konkrétní zasedací či jednací místnost. Vše bude plně automatizované a údaje budou v celé budově monitorovány a následně vyhodnocovány do přehledných vizuálních reportů.

"Hybridní způsob (spolu) práce bude přinášet více flexibility než kdykoli předtím."

KOMUNIKACE ODKUDKOLIV

Krása videokonferencí spočívá v tom, že můžeme být k dispozici odkudkoliv na světě. Můžeme sedět v kanceláři, připojit se z pohodlí domova nebo coworkingových prostor. Tato forma vzdálené komunikace má i svá pravidla. Mnoho z nás si vyzkoušelo účast na virtuálním setkání. Uvědomili jsme si, že jsou důležité zcela nové dovednosti.

V kombinaci s hybridním modelem práce si ověřujeme, že svoboda pracovat odkudkoliv v nás zanechává stopy spokojenosti, produktivity a nastavení vlastního work live balance života. Organizace mohou díky tomuto modelu práce efektivně zapojit, angažovat a nabídnout svým lidem v kancelářském prostředí větší flexibilitu a bezpečí.

KREATIVITA A ZAPOJENÍ

Pokud si vzpomenete na některou z nejlepších fyzických schůzek nebo prezentací, které jste kdy zažili, co je na nich nejlepší? Je v nich překvapivý prvek, buď obsahuje originální vhled, o kterém jste nevěděli, nebo zajímavou vizualizaci, která něčím ohromila. Příkladů, jak zapojit interaktivně i vzdálené účastníky odkudkoliv je mnoho. Můžete je například ve virtuálním prostředí komunikačních platforem (Microsoft Teams, Cisco Webex Meetings, Zoom…) rozdělit do menších skupin, říká se jim breakout room. V menších skupinách se mnohem lépe spolupracuje. V breakout roomech lze efektivně brainstormovat a využívat interaktivní nástroje v podobě Microsoft/Cisco whiteboard, Miro, Kahoot, Slido… výsledek můžeme mezi skupinami a všemi účastníky okamžitě sdílet.

"Kdy, Kde a Jak zaměstnanci pracují bude souviset s technologiemi a komunikačními platformami, které zvyšují produktivitu a spolupráci."

(SPOLU) PRÁCE Z DOMOVA

V posledních měsících se potvrdilo, že lidé mohou efektivně (spolu) pracovat z domova. Nastane však čas vrátit se zpět do kanceláří. Musíme přemýšlet nad potřebami jednotlivců/týmů a určit, zda a za jakých podmínek má smysl vykonávat práci z domova, v kanceláři nebo odkudkoliv. Trendem budoucnosti práce není jen práce z domu. Budoucnost práce je založena na volbě odkudkoliv. Společnosti musí současně poskytnout vzdáleným členům týmů AV vybavení, aby měli stejné pracovní zkušenosti jako ti, kteří budou pracovat z kanceláři.

ZÁŽITEK Z VYKONANÉ PRÁCE

Pokud se zeptáte někoho, kdo se zúčastnil vzdáleného setkání během pandemie, většinou lidé odpoví, že nebylo vzdálené účastníky dobře slyšet a vidět. V budoucnu musí prostory určené pro vzdálenou hybridní (spolu) práci fungovat jednoduše a intuitivně. Toho lze dosáhnout jedině správným výběrem AV techniky ve spojení s pracovním prostorem (osvětlení, ozvučení, akustika, velikost prezentované plochy, výběr komunikační UC platformy atd.) 

"Nastal proto čas pro důkladný monitoring a vyhodnocení využitelnosti či nevyužitelnosti jednotlivých kancelářských prostor."

DIGITÁLNÍ IDENTITA

Pořádat videokonference z pohodlí domova je skvělé, ale musíme mít na paměti, co vzdálení účastníci uvidí. Co to znamená? Je důležité věnovat pozornost nejen osvětlení a zvuku, ale i tomu co se děje za vámi. Pokud nastavujete video hovor např. v kuchyni, zatímco vaše děti pobíhají kolem, budou určitě vidět na pozadí. Udržujte okolní prostor čistý a uklizený. Vytvořte atmosféru, která vyzařuje profesionalitou.

Pokud není žádoucí, aby vzdáleni účastníci viděli vaše přirozené prostředí, nastavte si rozmazání pozadí, použijte vlastní fototapetu nebo si vytvořte corporate brand pozadí s logem společnosti. Vytvořte si jednoduché a účelové virtuální studio.

Kanceláře v komerčních budovách, ale i ty v domácnostech mají právě nyní velkou příležitost dohnat to co bylo v minulosti podceněno. Investujeme nyní do lidí, pracovních prostor a technologií, které budou dávat smysl, uzavírá náš rozhovor, Jiří Plátek.

Potřebujete poradit?
Odebírat novinky Kontaktujte nás

Kontaktovat praha@avmedia.cz