Online a hybridní akce ovládly svět. Díky nim se lidé mohli na dálku setkávat a vzdělávat i během nejtěžších pandemických časů.
Že zatím nevíte, jak eventy těchto formátů fungují a přemýšlíte, jestli by posloužily i vám? Tak pozorně čtěte dál – máme pro vás vše o online a hybrid eventech v kostce.
Hybrid, online, hybrid, online, pak zase hybrid… jednomu by se z toho zatočila hlava. Je na čase jednou provždy vysvětlit, co to znamená, když uspořádáte online nebo hybridní event a v čem se od sebe liší.
ONLINE EVENT – PUBLIKUM Z CELÉHO SVĚTA A CENNÁ DATA.
Bezkontaktně a ve stoprocentním bezpečí. Tak probíhají všechny online eventy, včetně těch, které chystáme v AV MEDIA EVENTS.
Pořadatel akce (například konference pro desítky až stovky lidí) si nechá připravit své nebo profesionální studio, ze kterého řečníci přednáší na dálku přes eventovou platformu. K online vysílání na platformě se mohou přes počítače či mobily připojit a konferenci sledovat klidně stovky účastníků z různých koutů světa, bez nutnosti trávit hodiny na cestách a strachovat se o své bezpečí. Online eventy mají mimo jiné tyto velké výhody:
- můžete pozvat i účastníky, kteří by se na akci v klasickém formátu nedostavili
- potenciál několikanásobně rozšířit počet účastníků
- z online eventu získáte spoustu cenných dat, například o zapojení diváků
- 100% bezpečnost pro všechny zúčastněné
- využití profesionálních efektů nebo rozšířené reality (XR)
- zapojení tlumočníků online
Online event se dá navíc uspořádat kdekoli! Přesvědčili jsme se o tom třeba při akci, v rámci které jsme pro klienta připravili vysílání z garáže.
HYBRIDNÍ EVENT – NĚKDO PŘÍMO V SÁLE, NĚKDO ONLINE
Online eventy jsou skvělé a dnešní fungování bez nich si lze těžko představit. Jenže klasické „offline“ akce mají spoustu nenahraditelných prvků, které někdo může u online formy postrádat. Přesně pro tyto případy vznikl fenomén hybridních eventů.
Hybridní event je kombinací akce pořádané naživo a online. Část přednášejících a účastníků se nachází na místě konání události a zbytek se připojí vzdáleně, ať už z jiného studia, nebo z druhé strany zeměkoule. Hybridní eventy získaly na oblibě hlavně díky možnosti flexibilního přizpůsobení požadavkům pořadatele.
Záleží na vás, jestli akci pojmete formou jednosměrné přednášky, nebo zda účastníkům povolíte vstupovat do diskuse a aktivně je zapojíte. Hybridní eventy mají tyto výhody:
- přináší to nejlepší z živého a online eventu
- propojíte účastníky na místě s těmi, kteří se připojili online
- živou akci doplníte online účastníky, kteří by se jinak nemohli přidat
- vysílat můžete k jedinci, ale i velkým skupinám účastníků
- dle libosti u hybridního eventu nastavíte jednosměrnou, nebo obousměrnou komunikaci
- ušetříte část nákladů za event
- využijete profesionálních efektů nebo rozšířené reality
- máte šanci zaujmout atraktivním formátem eventu víc sponzorů
- získáte z eventu data v reálném čase i zpětnou vazbu od účastníků
Jak hybridní event vypadá v praxi, ukázala třeba konference Euroseeds 2021 v hotelu Hilton, kterou jsme nachystali pro našeho klienta.
JE PRO VÁS LEPŠÍ ONLINE, NEBO HYBRIDNÍ EVENT?
Online akce bude jasnou volbou v případě, že chcete propojit přednášející a účastníky, kteří se nachází ve spoustě různých států a málokdo z nich může přijet na místo konání eventu. Po online eventu dále sáhněte, pokud požadujete maximální bezpečnost a chcete zajistit, aby se nikdo nemusel fyzicky potkat. Online forma je zároveň ideální pro eventy s omezenějším rozpočtem.
Hybridní event uspořádejte, chcete-li zachovat výhody živé akce. Využijte ho, pokud se většina účinkujících a publika může dostavit fyzicky a pouze část lidí potřebuje online vysílání. Kromě konferencí nebo výstav hybridním způsobem snadno uspořádáte firemní školení, týmovou poradu i valnou hromadu.
S „hybridem“ nesáhnete vedle, pokud si váš podnik zakládá na ekologii – už žádné létání přes půl světla a zanechávání uhlíkové stopy.
JAK SE NA ONLINE A HYBRIDNÍ EVENTY PŘIPRAVITDůkladná příprava zaručuje úspěch, u online a hybridních eventů to platí dvojnásob. S chystáním eventu vám samozřejmě rádi pomůžeme, ale i tak se hodí vědět, co vše připravit. Základem je kvalitní propagace akce, aby se o ní dozvědělo co nejvíc lidí. Povědomí o svém eventu šiřte v online i offline prostoru. Speciální čas věnujte propagaci tématu akce a účinkujících, třeba formou medailonků. V dalším kroku přípravy doporučujeme dát dostatek úsilí do tvorby registračního procesu a rozesílání pozvánek. Tato fáze někdy bývá úskalím eventů. Třetí fáze je neméně důležitá – zaměřte se na přípravu kvalitní vysílací platformy, grafiky (včetně prezentace sponzorů) i scénáře. U vysílací platformy apelujte na stabilitu aplikace a její bezpečnost. |
VYHODNOCUJTE, VYHODNOCUJTE A VYHODNOCUJTEVyhodnocení úspěšnosti eventu je výborné, pokud se chcete do budoucna zlepšovat. Jak poznat, jestli byl váš event úspěšný? Nemluvě už o dalších cenných datech. U živých akcí máte k dispozici méně metrik, ale v případě online a hybridních akcí se jich nabízí kupa. Během i po skončení online a hybrid eventů, které připravuje AV MEDIA EVENTS, zjistíte například:
|
Ke sbírání dat v průběhu online a hybridních eventů vám dopomohou různé technologie, od online hlasování až po záznam z akce.
Podívejte se, jak může taková hybridní akce vypadat:
Skvěle! Teď už víte, co jsou online a hybridní eventy, který typ je pro vaši firmu či projekt lepší a jak se na takový event připravit a vyhodnotit ho. S chystáním akce si každopádně nedělejte hlavu – v AV MEDIA EVENTS ji rádi dáme dohromady za vás.
