< Zpět

JAK ovlivňují "pracovní činnosti" návrat do kancelářských prostor?

Jakub Hegar | 14. 9. 2021

Poslední měsíce ukázaly, že lidé očekávají od kancelářských prostor zcela něco jiného, než na co jsme byli před pandemii zvyklí. To vyvolalo spoustu nových otázek.

Odpověď je jednoduchá. Pokud pochopíte, jak lidé mezi sebou (spolu) pracují, během (dne, týdne, měsíce) můžete prostory přizpůsobit tak, aby vyhovovali aktuálním potřebám. Např. jak vytěžit maximum z prostor, které jsou navrženy pro hybridní (spolu) práci?

Abyste mohli vše jednoduše a přehledně řídit, musíte správně pochopit "pracovní činnosti" lidí.

Příklad: matice pracovních činností

Levý a pravý sloupec vyjadřuje "závislost činnosti na práci s ostatními lidmi". Napravo jsou skupinové činnosti, nalevo jsou individuální. Horní a dolní řada vyjadřuje "pocity a nálady s ostatními lidmi". Kolik času tráví lidé těmito činnostmi? Vytvořte si vlastní obrázek, kolik času lze věnovat prací z domova nebo z kanceláře. Pracovní prostor musí podporovat vše, co lidé potřebují. Podívejme se na jednotlivé činností:

1. Rutinní činnosti vytvořené jednotlivcem (vlevo dole)

Příklad: psaní e-mailu, ukládání dokumentů do systému, online sdílení souborů např. na OneDrive atp.

Jedná se o individuální práci, kterou lze snadno vykonávat odkudkoliv. Základní potřebou je schopnost "soustředit se". Chcete-li správně navrhnout prostor, přemýšlejte, jak jej přizpůsobit koncentraci či hluboké práci. V home office prostředí pomůže ergonomická židle, polohovatelný stůl, externí videokamera s ozvučením, přizpůsobitelné osvětlení či externí monitor... V kancelářském prostoru věnujte pozornost akustickému a vizuálnímu soukromí, protože obojí ovlivňuje míru pozornosti a soustředění.

2. Složitější činnosti dokončené jednotlivcem (vlevo nahoře)

Příklad: psaní, úprava a návrh složitějších podkladů, zasílání zpráv, telefonické hovory, využívání kolaborativních nástrojů (Microsoft Teams, Cisco Webex, Zoom, Google Meet…).

Stejně jako rutinní pracovní činnosti i složitější práce potřebuje "soustředění a inspiraci". Někdy lidé preferují úplné soukromí, jindy coworkingový prostor nebo neformální zónu. Klíčové je udržet soustředění a vyhnout se rozptylování s kolegy. Dlouhé psaní vyžaduje správný stůl a židli. Správnou stimulaci může poskytnout i diskuse u kávy nebo sledování lidí kolem sebe. Zvažte, k jakým účelům a scénářům práce se prostory používají a jak můžete podpořit lidi, aby je co nejlépe a často využívali.

3. Rutinní činnost dokončené skupinou (vpravo dole)

Příklad: koordinace procesů, interní schůzky, sdílení znalostí.

S příchodem online komunikačních a videokonferenčních nástrojů lze mnoho činností delegovat do dobře naplánovaného "hybridního prostředí". Každodenní agilní stand-up meetingy mohou těžit z promyšlených prostor, kde se vzdálení a fyzicky přítomni účastníci cítí dobře. Hlavním účelem je porozumění (kdo, co, kde a jak) lidé spolupracují. Umožněte lidem flexibilní výběr prostor přizpůsobených konkrétním potřebám.

4. Složitější činnost dokončené skupinou (vpravo nahoře)

Příklady: inovace, učení se novým věcem, týmový brainstorming, budování a rozvoj týmu, podpora firemní identity, udržování a socializace komunity.

U skupinových činností, která spoléhá na zpětnou vazbu od ostatních, je užitečné, když dochází "tváři v tvář". Klíčem k úspěchu je důvěra. Společnosti s vysokou mírou důvěry jsou nastaveny na lepší finanční výkonnost, udržitelnější firemní kulturu a inovace. Důvěra se rozvíjí vzájemným prožíváním práce a organickou komunikací. Tyto momenty pomáhají uvolnit a posílit týmovou morálku. Ujistěte se, že jsou prostory pohodlné, lidé se do nich rádi vracejí, diskutují a přemýšlejí.

Bez ohledu na to, jaké "pracovní činnosti" lidé vyvíjejí, je důležité, abychom naplnili jejich potřeby a přání. Konečným výsledkem budou chytré a bezpečné kanceláře, které inspirují a formují hladký návrat.

Potřebujete poradit?
Odebírat novinky Kontaktujte nás

Kontaktovat praha@avmedia.cz