Studio na cestách | Konference ARC DATA

Virtuální konference jsou i v současnosti pro spoustu firem stále velkou neznámou.

Často nevědí, jak se na ni připravit, co vše za materiály taková konference zahrnuje a jak proběhnou výstupy jednotlivých řečníků, když je každý v jiném koutu republiky, ne-li Evropy. My díky našim zaměstnancům, režisérům či technikům dokážeme těmto klientům pomoci, a to nejen s odbavením akce, ale také přípravou i případnými zkouškami. A jak jsme přesunuli tradiční akci zcela do virtuálního prostředí?

O klientovi

Náš klient, ARC DATA PRAHA, se zabývá distribucí geografických informačních systémů a následnou podporou uživatelů. Jedná se o největšího světového výrobce softwaru pro geografické informační systémy, který jako první na světě uvedl na trh technologii GIS. Díky tomuto prvenství jsou o velký krok napřed v technologickém světě.

Jejich letos již 29. konference GIS Esri, největší česká konference věnující se geoinformatice, se konala začátkem listopadu. Přednášky o geoinformatice a jejím využití v nejrůznějších oborech se prolínaly oběma dny trvání akce. Hovořilo se zde také o digitální transformaci celé společnosti. Klíčovými momenty této akce bývá setkávání účastníků a předávání si informací, novinek či tipů z oboru.

Z živé akce do virtuální

V původním znění měla akce proběhnout živě. Přípravy tak byly již od léta orientovány na klasickou velkou scénu. Později se vzhledem k opatřením rozhodlo o odvysílání akce z našeho studia. Akce se však měla konat až v listopadu a epidemiologická situace se nadále zhoršovala, dokonce onemocněla část realizačního týmu.

Jak přinést divákovi autentický zážitek?

Proto bylo konečným řešením vysílání přímo ze zasedacích místností klienta, které se proměnily v plnohodnotná vysílací studia. Hlavním úkolem pro nás bylo zachovat atmosféru konference, během které probíhají ve velkém množství přednášky a kontakty mezi účastníky.

To jsme vyřešili co největším počtem živých vstupů řečníků, kteří měli nachystané také technologické demo ukázky. Některé ze vstupů byly předtočené a některé vstupy si mohli účastníci přehrát také zpětně po akci, stejně jako workshopy, kterých se mohli účastnit online.

„Nyní zpětně musím přiznat, že část online interaktivity, která se nám letos zalíbila, budeme chtít určitě využít i v příštím roce. Ve zpětné vazbě od uživatelů se dokonce objevily i hlasy, že některým přišla tato forma lepší než ta klasická. Budoucnost našich konferencí momentálně vidím spíše v hybridním modelu než v úplném návratu zpět,“ uvedl Jan Novotný, marketing a komunikace.

Virtuální akce se účastnilo 1152 diváků z celkem 366 organizací, což je více diváků než na konferenci za běžné situace.

V této době, kdy se lidé nemohou setkávat ve velkém množství, je řešení virtuální konference v podstatě jedinou možností, jak o event nepřijít. Byť má tato podoba jiné náležitosti než živé setkávání, může přinést také spoustu výhod. Diváci si mají vždy „kam sednout“ a může jich do vaší online bubliny přijít více, než pojme kapacita některých budov v původních plánech akce. Se správnými nástroji a scénářem dokážete také upoutat pozornost návštěvníků po celou dobu akce. Důležité je virtuální event nepodcenit!