Z živé do virtuální zaměstnanecké konference

Být připraveni na vše – to je heslo posledních měsíců nejen pro naši firmu.

Holding Visual Communication, jehož je AV MEDIA EVENTS součástí, každoročně pořádá pro své zaměstnance konferenci plnou bohatého programu a setkávání. A jestli je v současnosti něco zakázáno, jsou to právě hromadná setkání. I přes dodržení veškerých restrikcí jsme vymysleli způsob, jak ponechat akci v původním „živém“ znění. Situace se ale měnila každým dnem a nám nezbývalo než formu eventu neustále přizpůsobovat. Konference zkrátka musí proběhnout! Ale jak?

O zaměstnanecké konferenci

Zaměstnanecká konference AV MEDIA se vždy konala ve velkém stylu. Na akci nechyběli hosté i kulturní vložka a pro každý ročník byl připravený program a aktivity na základě tématu, které bylo pro daný rok vybráno. Zaměstnanci byli napříč odděleními seskupeni do týmů, aby se lépe poznali a společnými silami plnili úkoly. Program byl proložen důležitými prezentacemi z prostředí firmy, v nichž se shrnul rok loňský a vizualizoval ten následující. Celá akce nabízí mimo jiné jedinečnou šanci setkat se s kolegy, kteří pracují na pobočkách v jiných městech.

Přípravy

Naši kolegové z AV MEDIA SYSTEMS se přípravám věnovali již od léta s tématem konference „Návrat do budoucnosti“. Vše bylo připraveno pro osobní účast, ať už setkání či společná týmová hra. Lokace v interiérech i exteriérech byly zamluveny a akce se rýsovala.

Živý, nebo hybridní event?

Pak ale přišel podzim a s ním i zhoršení epidemiologické situace. V tu chvíli začínalo být víc než jasné, že konference neproběhne v plánovaném rozsahu, kdy se na jednom místě potká 200 zaměstnanců. Kolegové nás tedy oslovili s přípravou hybridního konceptu konference. Během jednoho měsíce jsme společně upravili dohromady nové téma „Cesta na Měsíc“, vybrali vhodné lokace a začali jsme vymýšlet hybridní koncept hry, který by umožnil zapojení všech zaměstnanců. Ti měli být rozděleni po skupinkách po 10 lidech v 16 různých lokacích.

Situace se ale nelepšila a v lednu, kdy se nouzový stav v naší zemi neustále prodlužoval, bylo všem více než jasné, že hybridní akce se taktéž neuskuteční.

Virtuální event!

Měli jsme v tuto chvíli dvě možnosti. Letošní zaměstnaneckou konferenci zrušit, anebo se přesunout do on-line prostředí. Věděli jsme, že to znamená v průběhu 14 dnů přetvořit opět zcela nový koncept.

Zcela virtuální konference vznikala do poslední chvíle a přesunula se do oneAVstudia, odkud byla přes platformu Meeting 15 odvysílána. Technický tým, moderátorky a hosté se sešli po antigenním testování na domácí půdě a s grácií předvedli skvělé výkony. Několikrát byla během programu položena otázka, která se zaměstnancům zobrazila během konference na obrazovce. Všichni tak zůstávali zapojeni do akce a moderátorky mohly díky okamžité zpětné vazbě reagovat na výsledky. Na konci konference se uskutečnilo již tradiční skupinové focení. Poprvé se však nikdo netlačil a rozhodně nebylo problémem postavení se před vysokého kolegu. Teams totiž kolegy skvěle seřadil a vidět byl každý.

Závěr

I přes neustálé změny konceptu i nařízení konference úspěšně proběhla. Z dotazníků spokojenosti vyšly z virtuálního konceptu pozitivní výsledky. Zaměstnanci ocenili zkrácenou verzi konference, díky které mohli během dne pracovat a nemuseli trávit spoustu času cestováním. Nad velkolepostí vyhrála bezpečnost, přesto zůstaly základní kameny konference zachovány. Příští rok snad bude přát setkáváním více a všichni s radostí vymění teplákové soupravy za společenské oblečení.