V minulých newsletterech jste si mohli přečíst: CO je těžištěm digitální spolupráce , JAK úspěšně přivést lidi zpět do kanceláře? , Odkud se berou dobré nápady?, JAK vytvořit a rozvíjet vysoce výkonné hybridní týmy?, JAK na změnu povahy práce a vzestup spolupracujících týmů?, PROČ mít rád svou práci?, JAK rozlišit pojem flexibilita vs. autonomie?,  PROČ na zaměstnanecké zkušenosti a pracovním zážitku záleží?, PROČ změnit, předefinovat, re-designovat, re-konfigurovat PRÁCI?, Kdybychom vs. Abychom a BUDOUCNOST PRÁCE?, PROČ je digitální gramotnost důležitá?, JAK lídři a manažeři ovlivňují pocity a chování svých lidí?, JAK na agilní a flexibilní pracovní prostory?, Lidé na prvním místě?, JAK by mohl vypadat svět práce v roce 2023...?, Budoucnost práce je emocionální. , PROČ se zaměřit na zkušenosti zaměstnanců?, PROČ jsou důležitá přátelství a vztahy mezi zaměstnanci? , PROČ lidé očekávají od kancelářských prostor mnohem více?, JAK propojit kancelářský a technologický design?, Budoucnost práce a změna myšlení?,  JAK navrhnout Microsoft Teams Rooms řešení v místnosti?, Moderní vs. Tradiční kanceláře..., Budoucnost práce – Práce na dálku bude prostě jen práce a JAK přimět lidi, aby se ochotně vraceli nejen do kanceláře?  

Zajímáte se obecně o nové způsoby práce, jak se budou nadále vyvíjet pracovní prostory a kanceláře, jak lze smysluplně využít moderní komunikační a prezentační technologie a bez jakých dovedností se v budoucnu neobejdeme? Jste na správném místě. Můžete se o mně a o tom co dělám dozvědět více...

Tradiční model navrhování zasedacích místností je dnes zastaralý. Prostory jsou často sterilní, neosobní a nevyhovují různorodým způsobům a scénářům práce.

Jiří Plátek, Workplace Design Specialista, AV MEDIA SYSTEMS popisuje, JAK přeměnit nejen zasedací místnosti na vysoce funkční a účelové prostory určené pro spolupráci, soustředěnou práci a týmovou socializaci.

Představte si, že vstupujete do tradiční zasedací místnosti, kde uprostřed narazíte na obrovský obdélníkový stůl s největším možným počtem židlí. Na jedné stěně místnosti je zavěšena malá televize s kamerkou, na stole je několik dálkových ovladačů, volně položených kabelů a během videokonferenčních setkání není na účastníky v místnosti dobře vidět a slyšet.

Takové místnosti jsou akusticky špatně navržené, což znamená, že lidé po sobě pokřikují a vzdálení účastníci nemají přehled o tom, kdo aktuálně mluví. Velice často se stává, že schůzky začínají pozdě, protože se uživatelé špatně orientují a neví, jak techniku v místnosti správně použít např. během spojení se vzdálenými účastníky. V takovém prostoru se lidé necítí dobře, ale především jsou odpojeni od kolegů sedících osobně kolem stolu, ale i se vzdálenými členy týmu.

Tyto místnosti jsou reálnými pozůstatky z minulosti a zcela jistě nenaplňují aktuální potřeby různorodé práce v roce 2023.

Správně navržené pracovní prostory dnes nabízejí mnohem více než jen místa pro setkávání: působí jako základna pro budování mezilidských vztahů, nápadů a řešení složitých úkolů. Designéři pracovních prostor a management organizací musí pochopit skutečný záměr, účel, povahu společných interakcí a zkušeností, které lidé od pracovních prostor očekávají. Toto porozumění je potřeba nastavit od samotného počátku návrhu pracovních prostor.

Organizace musí přizpůsobit pracovní prostory, které jsou adaptabilní, účelové a vybavené moderními komunikačními technologiemi. V překladu to znamená, že pracovní prostory jednoduše a přirozeně reagují na různorodé způsoby individuální práce, spolupráce s týmem a učení se novým dovednostem bez ohledu na to, kde se lidé nacházejí, zdali jsou fyzicky přítomni nebo jsou připojení vzdáleně. 

Proč se setkáváme?

Pojďme se společně zamyslet, PROČ se lidé setkávají? Většinou se setkávají, aby řešili následující cíle a záměry: potřebují vyřešit problém, potřebují se rozhodnout, potřebují diskutovat, potřebují společně spolutvořit obsah, potřebují sdílet informace, potřebují probrat prodejní strategie, potřebují inovovat a hledat neotřelé nápady, potřebují se socializovat neboli se neformálně setkat.

Pracovní prostory musí být jedinečné a měli by naplnit tři důvody schůzek na pracovišti:

Každodenní spolupráce zahrnuje naplánované, ad-hoc a improvizované společné interakce. Prostory pro tyto účely podporují produktivní výměnu názorů mezi jednotlivými členy týmu s minimálním úsilím, zaměřené na řešení problémů, rozhodování a diskuse.

Když se hledá výsledek, lidé se setkávají za konkrétním účelem. Tato setkání využívají lidé pro následující cíle: potřebují budovat shodu, potřebují formalizovat rozhodnutí, potřebují spoluvytvářet nápady, potřebují inovovat, potřebují vést ostatní, potřebují nadhazovat vlastní názory, potřebují koučovat a potřebují se účastnit workshopů a seminářů neboli se vzájemně vzdělávat.

Prostory pro každodenní spolupráci a setkávání se za konkrétním účelem vyžadují promyšlené sestavení prostorových atributů, včetně uspořádání mobilního nábytku, technologií, komunikačních nástrojů a platforem, akustiky, osvětlení, intuitivního výběrů rozdílných pracovních scénářů, a to jednoduchým způsobem, aby se zprostředkoval očekávaný a přirozený zážitek z vykonané práce.

Komunitní prostory vypadají a fungují jinak než celý zbytek kanceláře. Tyto prostory musí být navrženy s cílem budovat komunitu. Prostory by měli působit poutavým, neformálním, částečně či zcela otevřeným prostorovým pojetím stírající rozdíl mezi prostorem pro práci a prostorem pro odpočinek.

V dnešním příspěvku se podrobněji seznámíme s každodenní spoluprací.

Každodenní spolupráce

Spolupráce je nezbytná pro úspěch v současném pracovním ekosystému. Spolupracovat ve světě po COVIDu znamená poskytnout lidem zcela nové pracovní prostory, které podporují osobní, virtuální a hybridní interakce a společná setkání. 

Rozhodující pro spolupráci je velikost prostor. Je důležité zajistit dostatečný prostor pro pohyb kolem nábytku, aby se usnadnila spolupráce a zároveň se řešila rozmanitost, rovnost, začlenění a zapojení celého týmu.

1. Drobný kulatý stoleček (neformální částečně otevřená a uzavřená zóna)
2. Zakulacený stůl do jedné strany (formální uzavřená zóna)
3. Obdélníkový stůl (formální uzavřená zóna)
4. Několik stolečků na personální zařízení (neformální otevřená zóna)
5. Zakulacený stůl nebo několik samostatných mobilních stolů (formální a neformální uzavřená zóna)
6. Vajíčkový stůl (neformální a formální uzavřená zóna)
7. Stůl písmene V (formální uzavřená zóna)
8. Beze stolu (neformální uzavřená a částečně otevřená zóna)
9. Kulatý stůl (formální uzavřená a částečně otevřená zóna)
10. Obdélníkový stůl na výšku (formální uzavřená zóna)
11. Stůl písmene U (formální uzavřená zóna)
12. Školní a workshopové uspořádání stolu (coworking prostory, komunitní prostory, uzavřené, částečně otevřené a otevřené zóny)

Tvar a výška stolů ovlivňuje celkovou funkčnost a využití prostoru, a dokonce i to, koho a jak mohou vzdálení účastníci vidět a slyšet. Například obdélníkové, čtvercové, oválné nebo trojúhelníkové stoly mají zcela odlišnou funkčnost a umožňují zprostředkovat jinou dynamiku setkání.

Dalším důležitým faktorem je akustika. Vzhledem k aktuálnímu širokému využití videokonferencí musí designéři optimalizovat a správně navrhnout akustická opatření podle scénářů práce, které se v něm mají vykonávat.

Kromě velikosti pracovního prostoru, tvaru stolu a akustiky je potřeba se ponořit hlouběji do dalších faktorů mezi které patří délka schůzky, struktura setkání, její míra formálnosti či neformálnosti, zdali se setkání uskuteční ve zcela uzavřeném či částečně otevřeném nebo zcela otevřeném pracovním prostoru a samozřejmostí je i samotná definice již zmiňovaných cílů a záměrů setkání.

Jednotlivé prostory lze integrovat jako plně uzavřené, polo otevřené a zcela otevřené.

Pro diskuse a soustředěnou spolupráci mezi dvěma až třemi lidmi jsou ideální prostory pro konverzace. Tyto prostory je vhodné vybavit nejen analogovými nástroji pro usnadnění sdílení práce, ale i digitálními pro podporu připojení se vzdálenými účastníky.

Pro sdílení společných perspektiv a plánování jsou ideální prostory pro diskuse, které pojmou čtyři až šest lidí. Tyto prostory je vhodné vybavit analogovými nástroji pro brainstorming a plánování např. bílá tabule nebo flipchart, ale i digitálními nástroji, jenž umožňují aktivní a rovnoměrné zapojení všech vzdálených účastníků.

Prostory pro týmová setkání, které jsou navržené pro sedm až 12 lidí se zaměřují na sdílení informací a inkluze. Tyto prostory je vhodné vybavit analogovými nástroji, které usnadňují stanovit si konkrétní cíle a možnost vzájemně se učit mezi jednotlivými členy týmu. Mezi digitální nástroje je vhodné zařadit technologie a komunikační platformy, které umožňují sdílení vizuálního obsahu.

Prostory určené pro více než 12 osob obvykle spadají do kategorie víceúčelových prostor. Ty jsou určeny pro setkání větších skupin a vyžadují pečlivé plánování, aby byla zajištěna efektivní spolupráce mezi více účastníky i těmi vzdálenými.

1.     Poskytněte lidem mobilní a flexibilní nábytek, který uspokojí širokou škálu potřeb a preferencí.

2.     Poskytněte rovnoměrný přístup k přirozenému zážitku bez ohledu na umístění.

3.     Navrhněte prostory, které jsou pro všechny pohodlné bez ohledu na fyzické či mentální schopnosti, věku nebo pohlaví.

V dnešní rozmanité a vícegenerační pracovní síle je důležité při návrhu pracovních prostor určených pro společná setkávání řešit aktivní zapojení, začlenění každého člena týmu a technologickou jednoduchost.

Designeři pracovních prostor musí být připraveni vyhovět různorodým a individuálním potřebám a preferencím, a to způsobem, že nabídnou multifunkční výběr, flexibilitu a řadu dalších nastavení.

Prostory by měly podporovat odstup od stolu, možnost stání či volně se pohybovat po celé místnosti. Individuálně nastavitelný a pohyblivý nábytek je vhodný pro svou přizpůsobivost – různé možnosti sezení jsou pro lidi přínosné, někdo může stát i během dlouhého jednání, zatímco jiní účastníci se mírně pohupují dopředu a dozadu a ostatní sedí u stolu.

Podobný výběr lze nastavit pro komunikační technologie, které jsou v prostoru integrovány podle požadovaných scénářů práce. Představte si, že vstupujete do místnosti, která nabízí několik scénářů práce. Pojďme si některé z nich představit.

Scénář 1:

Lidé osobně ad-hoc vstupují do místnosti za účelem společného fyzického brainstormingu. V tomto případě mohou účastníci využít analogové nástroje: bílou tabuli a flipchart nebo digitální nástroje: interaktivní displej a digitální whiteboard (Smart Meeting Pro, Miro, Mural, Microsoft Whiteboard… atd.)

Scénář 2:

Lidé vstupují do místnosti za účelem řešit marketingovou strategii. Jelikož jsou přítomni i vzdálení účastníci bude nutné využít videokonferenci a některou z komunikačních platforem např. Microsoft Teams, Cisco WebEx, Zoom, Google atd., které organizace využívá pro obecnou synchronní a asynchronní digitální spolupráci.

V případě, že budou osobně přítomni účastníci v místnosti využívat analogovou bílou tabuli, flipchart nebo nástěnku musí do komunikace se vzdálenými účastníky zapojit takovou videokonferenci, která tuto možnost nabízí.

Další možností je sdílet digitální obsah např. Office 365 z personálních zařízení všem přítomným účastníkům tedy i těm vzdáleným. Toho lze dosáhnou např. jednoduchou integrací MTR zařízení, díky kterému bude obsah neustále k dispozici.

Pro zmiňovaný scénář nesmíme opomenout výběr vhodného nábytku. Místnost by měla být vybavena oválným, obdélníkovým stolem nebo stolem ve tvaru písmene V a U. Je potřeba si uvědomit, že každý stůl nabízí zcela rozdílnou dynamiku osobních i hybridních setkání. 

Scénář 3:

Lidé vstupují do místnosti za účelem řešit inovativní nápady k novému produktu. I v tomto případě budou přítomni i vzdálení účastníci, a proto bude nutné využít videokonferenci a některou z komunikačních platforem. Jelikož se bude jednat o neformální setkání a vysokou mírou kreativního zapojení bude potřeba přizpůsobit pracovní prostor. Z tohoto pohledu je vhodný mobilní nábytek, který umožňuje členit fyzicky přítomné účastníky do skupin anebo umožnit lidem pracovat na analogové bílé tabuli, flipchártu nebo interaktivních zobrazovačích, kde lze i vzdáleným účastníkům online sdílet jakýkoli obsah (Office 365, digitální whiteboard, Mural, Miro a další). Lidé mají v tomto prostoru tendenci se různě pohybovat, stát a sedat v různých částech. Proto je nutné přizpůsobit tomuto chování také videokonference, které jsou vybaveny více kamerami a prostorovým ozvučením jsou schopny sdílet obraz na aktuálně hovořícího člena týmu. Díky tomu lze zprostředkovat přirozený zážitek i vzdáleným účastníkům. Místnost bude potřeba akusticky a světelně ošetřit a umožnit intuitivním způsobem změnu scénáře práce ve spojitosti s fyzicky přítomnými a vzdálenými účastníky.

Výhodou moderních komunikačních technologií je, že můžete všechny tři popsané příklady integrovat do jedné místnosti, ale musíte pochopit záměr, účel a povahu společných interakcí a zkušenosti, které lidé v místnosti chtějí vykonávat. 

Začlenění digitálních technologií

1.     Intuitivní použití

Upřednostněte jednoduchá, intuitivní a stejná technologická řešení před náročnými nebo specializovanými řešeními.

2.     Priorita

U některých typů schůzek může být technologie prvořadá, a proto vyžaduje její znalost na ovládání a přizpůsobení se individuálním požadavkům.

3.     Účinnost

Navržený prostor musí pamatovat na požadovaný výsledek z vykonané práce. Některá setkání jsou vhodná hybridně jiná preferují fyzickou přítomnost. Obě možnosti musí být splnitelné.

Uživatelsky přívětivá technologie je kritická pro zavedení nových způsobů práce, kterým se zde věnujeme. Ve skutečnosti je lepší vybavit méně prostoru kvalitní technologií než mít více prostoru s podprůměrnou technikou. Důraz by měl být kladen na spolehlivost, jednoduchost a jednotnost dostupného řešení před specializovanými a proprietárními produkty. 

Priorita technologie v prostoru je dalším aspektem, který je třeba zvážit. Prostory pro spolupráci musí být chytré, rozmanité, bezpečné, musí být příjemné a pohodlné, ale především musí sloužit lidem. Je proto důležité nastavit mezi technologiemi a pracovními prostory jasnou symbióz a vzájemně se doplňovat.

Ne všechny typy schůzek jsou stejně účinné, když jsou vedeny osobně nebo virtuálně. Některá školení, fungují dobře virtuálně, protože díky neomezené velikosti publika, spravedlivému přístupu k obsahu a nástrojům pro živé komentáře mohou technologie nabídnout účastníkům lepší zážitek. Jiné typy setkání jako inovační workshopy vyžadují naopak fyzické zapojení. Některá setkání prostě nemohou být virtuální. 

Závěr

I když se vzestup "distribuovaných na dálku řízených týmů" během pandemie ukázal jako účinný, je důležité si uvědomit, že tento přístup nemusí být v budoucnu nejvhodnější pro každou organizaci.

Neexistuje univerzální řešení, pokud jde o utváření budoucnosti práce. Vzhledem k tomu, že organizace po celém světě přehodnocují své pracovní zvyklosti, je důležité zvážit jedinečnost každé organizace, její kulturu a povahu práce. Na jednom konci jsou organizace, které bez problému prosperují v plně vzdáleném módu, zatímco jiné nacházejí hodnotu v podobě osobní spolupráce a fyzické přítomnosti v kanceláři. Samozřejmě je zde mezi mnoha organizacemi oblíbený flexibilní způsob práce v hybridním režimu. Klíčovým poznatkem na závěr je, že jedna možnost nevyhovuje všem. Místo slepého přijímání trendů by měli organizace přemýšlet o svých cílech, hodnotách, požadavcích a navrhnout pracovní budoucnost, která je v souladu s jejich budoucí vizí. 

Svět se mění a s ním i způsoby práce, pracovní prostory, technologie a lidé. Přihlaste se k odběru newsletteru Budoucnost práce, abyste se dozvěděli více o měnící se povaze práce nebo se se mnou spojte prostřednictvím LinkedIn. 

Doprovodné vizualizace, fotografie a video jsou vlastněny společností AV MEDIA SYSTEMS ve spolupráci s Jiri Platek.